Pregunta. Su agenda de trabajo ya está llena, pero su jefe le pide que acepte otro encargo más. Usted dice “sí”, aunque sabe que no tiene tiempo para hacerlo. ¿Por qué?

Respuesta. En situaciones como ésta, la gente suele decir automáticamente que sí por temor, explica Jim Camp, que enseña técnicas de negociación en Dublin, Ohio. “Realmente no queremos decepcionar a nuestros jefes”, explica. “La gente tiene miedo de que, si dice que no puede hacerlo, dará la impresión de que es incompetente o incapaz”.

Pregunta. ¿Qué se puede hacer en lugar de aceptar un encargo de trabajo?

Respuesta. Lo primero es agradecer que nos pidan que nos encarguemos de algo nuevo, porque significa que el jefe cree en nosotros, dice Tres Roeder, presidente de Roeder Consulting, una consultaría de administración de proyectos de Cleveland y autor de A sixth sense for project management (Un sexto sentido para la dirección de proyectos). Si cree que quizá ya tiene más trabajo del que puede manejar, dígale a su jefe que necesita examinar los detalles de esta nueva tarea para determinar si puede compaginarla con lo demás, sugiere Roeder. Tal vez descubra que no puede, pero responder “no” automáticamente sin pensarlo siquiera, da la impresión de que sencillamente no quiere molestarse con ello, añade.

Si el encargo necesita hacerse de inmediato, explique a su jefe en qué está trabajando y deje que él o ella establezca las prioridades, aconseja Evelyn Williams, catedrática en la Universidad Wake Forest, en Carolina del Norte, que imparte la clase de comportamiento organizativo. “Pregúntele qué debe hacer primero. ¿Es mejor dejar de trabajar en X e Y y terminar primero este nuevo proyecto?”. Otra opción es incluir a otros capaces de ayudar. Por ejemplo, dice Roeder, es posible que el nuevo trabajo requiera muchos datos financieros, así que usted podría decir, “busquemos a alguien de finanzas para que nos ayude con los datos, y yo me encargo de que el resto del trabajo se termine”.

Pregunta. Al haber aceptado un trabajo adicional, nos resulta imposible terminar todo a tiempo. ¿Hay alguna salida que no nos haga quedar mal?

Respuesta. Empiece por calcular cuánto tiempo tomará el proyecto y luego decida si hay alguna forma de encajarlo. Piense en formas rápidas de finalizar las distintas fases y en un plazo realista y luego transmita esa información a su jefe, aconseja Camp. Simplemente decirle a su jefe que no podrá terminar a tiempo el trabajo, puede hacer que usted parezca menos competente, señala.

Si no hay manera de terminar el proyecto en el tiempo asignado, asuma la responsabilidad diciendo que aceptó el encargo sin haberlo analizado detenidamente, aconseja.

Pregunta. ¿Es una buena idea intentar encajar el trabajo adicional aunque uno ya este saturado?

Respuesta. Si el proyecto puede mejorar nuestras aptitudes o hacer que se fijen en nosotros quienes pueden impulsar nuestra carrera, quizá valga la pena esforzarse, responde Williams. “Plantéeselo de forma estratégica”, añade.

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Fuente: The New York Times